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PR連載⑦<プレスイベントの当日対応で注意すべきことは?(後編)>

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PR会社に勤める現役バリバリのPRパーソン。クライアントのため、メディアのため、日々現場を駆け回っている。時々熱く吠えることもある。
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プレスイベント連載もいよいよ最終回!筆者も気合入れて書くから、みんなも気合入れて読んでくれよな!

【第1回 オリエン編】 【第2回 企画立案(イベント)編】 【第3回 企画立案(実施日程)編】 【第4回 企画立案(実施会場)編】 【第5回 取材誘致編】 【第6回 イベント当日対応編(前編)】

イベント開始までのプレス対応

メディアを記者席や撮影位置までご案内をしたら、広報/PR担当者としてご挨拶をしよう。何か聞きたいことや質問などがあれば、「この人に聞けばいいんやな。」という印象を与えるのだ。そのためにもイベント内容、商品・サービスに関することは何でも話せるようにしておくことがマスト。即答できないことや自分では把握していない質問が来た際には、曖昧な回答はせずに確認後にご連絡をする旨を伝えよう。

曖昧な回答は決してしてはいけない!その回答内容が間違っていて、そのまま記事になって世の中に広まったときに、一番困るのはメディアだからである。これはPRパーソンの最低限のマナーとして覚えておこう。

また記者やカメラマンには当日の取材要綱(または式次第)をお渡ししておこう。イベントのスケジュールや、登壇者の立ち位置を事前に把握してもらい、より良い撮影環境にしてあげるよう心掛けよう。

プレスブリーフィング

昨今のプレスイベントでは、イベント開始の5~10分前に、PR担当者がステージに上がってプレスブリーフィングを行うのが一般的である。取材要綱に沿ったステージ進行の説明や、ホワイトバランス&音声のチェックなどもこの場で行おう。実はこのプレスブリーフィング、10~20年前には存在しなかったようで、ましてや海外では現在も行われていないらしい。つまりこれはPRパーソンからメディアへのサービス。いわば「おもてなし」なのだ。ステージに上がって大勢の前で説明するのは緊張するかもしれないが、「”おもてなし”してあげている」ぐらいの気持ちで、堂々と、かつ謙虚にブリーフィングを行おう。

これは余談だが、筆者が過去に外資系会社のプレスイベントで壇上ブリーフィングを行った際に、来日していた本社の役員が「あいつは何をしているんだ!これじゃあイベントのネタばれになっちゃうじゃないか!」と激怒プンプン丸になったということがあった。外資系会社のPR担当者はご注意を(笑)

プレスイベントが終了したら…

受付時と同じく、明るくハキハキとメディアをお見送りしよう。その際に御礼を述べることも忘れずに!イベントが終了したからといってPRパーソンの仕事は終わらない。メディアからきた質問への回答や、画像や映像素材の支給など、確認を取れ次第すぐに行おう。その際に各メディアに締切の時間を聞いておくことが重要だ。せっかく記事を書いてくれる気になっているのに、「締切に間に合いませんでしたわ~」じゃもったいない。アフターケアもしっかりすることで、メディアリレーションを構築することができ、プレスイベントも成功したといえるのだ。

そして忘れてはいけないのが、どれくらいメディア露出があったかの掲載チェック!イベント当日、翌日にどれくらいメディア露出があったのか、これからどんなメディアで掲載があるのか、しっかりとクライアント/社内に報告をしよう。PRパーソンにとっては露出報告書こそ唯一にして最大の成果物。最後まで気の抜くことのないよう心掛けよう。

最後に

全7回にわたってプレスイベントの心構えを連載してきたわけだが、参考になっただろうか。まだまだ書き足りないことは沢山あるが、全編を通して伝えたかったことはPRパーソンとしての心構え。この心構えさえ出来ていれば、今よりももっと素晴らしいプレスイベントを実施することができるだろう。

~長い間ご愛読いただいた皆様、ありがとうございました。これからもPR Tableをどうぞ宜しくお願い申し上げます。~

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