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PR連載⑥<プレスイベントの当日対応で注意すべきことは?(前編)>

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PR会社に勤める現役バリバリのPRパーソン。クライアントのため、メディアのため、日々現場を駆け回っている。時々熱く吠えることもある。
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やるべきことはやった!あとはイベント本番を事故なく終えるのみ。などと思っている人は、まだまだ一流のPRパーソンとは言えない。まだ本番に臨む自信がない人はこれまでの記事を見返して復習しよう!

【第1回 オリエン編】 【第2回 企画立案(イベント)編】 【第3回 企画立案(実施日程)編】 【第4回 企画立案(実施会場)編】 【第5回 取材誘致編】

プレスイベントでは多くのメディアと直接顔を合わせて話すことができるのだ。メディアリレーションを築く千載一遇のチャンスと思って当日対応に臨もう!

現場対応にはPRパーソンのスキルが全て詰まっていると言っても過言ではない。詰まり過ぎてて長文になりそうだから2回に分けて書くぞ!

心の底からのおもてなしを

メディアも仕事としてイベントに来ているわけだが、ゲストはゲスト。我々PRパーソンの人間はゲストをイベントにお招きしたホストとして振舞うことが必須。誰がメディアで、誰がメディア対応の担当者なのか、誰がみても分かるようにPASSを用意しよう。そうすれば「質問したいんだけど、だれに話しかければいいのかわからない」なんて余計なストレスをメディアに与えなくて済む。

 

会場の事前チェック

・登壇者の立ち位置をチェック!
メディアを会場にご案内する前に、キチンと会場の様子をチェックしておこう。特に登壇者の立ち位置はカメラマンにとっては生命線!何を、誰を撮影したいのかをしっかりと把握して、準備段階でしっかりバミっておこう。(バミリ記事のリンクを貼る)

・プレスエリアの位置をチェック!
お次はプレスエリアの位置。スチールカメラマンの位置によっては、ムービー台から撮影したときに、スチールカメラマンの頭が画面に映ってしまうことがある。これでは映像が使い物にならないので、そんなことが起きないように、PRパーソンがしっかりと立ち位置を決めてあげよう。

・音声ラインをチェック!
そしてうっかり抜けがちなのは、音声ラインの確保。PR素人はTVが会場の音声をそのまま録音していると思いがちだが、実はそうではない。登壇者のマイクからアンプ(ボックス)を通して音声ラインを引っ張り、各局のカメラにさすことでクリアな音声を直接録音しているのだ。だからPRパーソンたるもの、「アンプ(ボックス)がムービーエリアにちゃんと出ているか」&「音声ラインのさし口がムービーの数だけ確保できているか」はしっかり押さえておこう。

 

メディア受付

最初にメディアと接触するのがメディア受付。しっかりとした受付対応を実行するために下記の準備物を用意しよう。
・受付サイン
・名刺受け
・芳名帳(名刺を忘れてしまった人が名前を記入するもの)
・筆記用具(貸出もできるように多めに用意しておこう)
・プレスパス
・取材案内状配信メディアリスト
・整理番号札

なぜ配信メディアリストを用意するかというと、当日NGメディアやお呼びしていないメディアが来た時にもスムーズに対応するため。
いただいた名刺と配信メディアリストを照らし合わせて、「あっこのメディアお呼びしていない!」と思ったら、イベント主催の責任者に、受付を通してよいか確認しよう。どうしてもお断りをしなければならない時は、変な嘘や言い訳をせず、「今回のイベントはこちらからご案内させていただいた方に限らせていただいています。」と丁重にお断りをすれば、トラブルになることはまずない。

整理番号札を用意するのは、カメラマンの撮影位置が先着順の時に、誰が早く来てくれたかを管理するため。会場時間まで、整理番号順に並んでもらい、開場したら番号順に撮影位置までご案内をしよう。会場によっては、「受付の前で並ばれるが会場の都合でNG」ということもよくある。その場合は、撮影位置が抽選で決められることを事前にお知らせし、会場時間に合わせて撮影位置の抽選を行うようにしよう。

さあ、イベント本番まであとわずか!この連載も最終回だから気合入れて書くぞ!

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