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PR連載⑤<プレスイベントを取材してもらうコツは?>

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PR会社に勤める現役バリバリのPRパーソン。クライアントのため、メディアのため、日々現場を駆け回っている。時々熱く吠えることもある。
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前回に引き続き、プレスイベントに臨む心構えを語っていくぞ!

【第1回 オリエン編】 【第2回 企画立案(イベント)編】 【第3回 企画立案(実施日程)編】 【第4回 企画立案(実施会場)編】

企画・日時・会場が決まったらあとはメディアをとにかく呼ぶことがPRパーソンの仕事。ここまで頑張って作ってきたプレスイベント、頑張って多くのメディアに来場してもらいたいもの。

まずは取材案内状を作ろう!

「こんなイベントがあるんですけどー。御社にもぜひ取材にきてほしいんですけどー。」なんて電話でダラダラ喋ったところで、「じゃあ今喋ったことが全て紙に落としてある資料を送ってくれたら後で検討しますわー。」っていうのが必至。そんなこと言われる前に、取材案内状を作って、それをもとに電話プロモートを行おう。

取材案内状を作成するにあたって必要な要素は、リリースと同じ、「5W1H」だ。
いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのようにして。そう、今まで決めてきた企画・日時・会場、その全て一枚ないし二枚の紙に落とし込もう。

忘れてはいけないのは取材時の注意事項。
代表的なものは「囲み取材はあるか、ないか」、「会場に駐車場はあるか、ないか」、「撮影場所は先着順か、抽選か」など。当日になってメディアが「そんなこと教えてくれなかったやないかー!」と怒ってしまうことのないよう気を付けよう。

また、取材案内状とは別途で、取材の出席返信状を添えておこう。
媒体名や担当者名、人数やカメラの数などを把握し、イベント当日に必要な準備を行おう。例えば、当初ムービー台は幅3mくらいの予定だったけど、ムービーカメラが4台以上来てくれそうだから、ムービー台を足して6mにしておこう。など。メディアは出席の返信をしたことで、「返信したからちゃんと出席しなきゃ!」と思ってくれる傾向がある。そのためにも返信状は必要なのだ。(アパレルの展示会などは、あえて出席の返信を求めずに、気軽にきてもらえるようにする方法をとったりする。)

 

あとはひたすら電話!電話!またデンワ!でもやっぱり…

取材案内状を作成したらFAXやメールでメディアに一斉配信するのが一般的。「メディアの目に留まったら問い合わせの連絡が来るっしょ。」というのはその通りなのだが、それでも電話プロモートしているかしてないかの違いは大きいと筆者は思う。

まずは送達確認。ちゃんと取材案内状がターゲットメディアの手元に届いているかをちゃんと確認しよう。できれば配信をした当日に行うのがベスト。一日経つと「そんな昔のことは忘れたね。」なんてハンフリー・ボガードばりのダンディーなセリフで電話をガチャ切りされるのがオチ。

あとはイベント実施日が迫るまで、それぞれのメディアの適したタイミングで電話をしよう。メディアはとても忙しいので、電話するタイミングには気を付けよう。この電話のタイミングに関しては、こちらの記事を参照にしてほしい。

でも何度も電話するよりも、メディアは直接会いに行き、顔を合わせるのがイチバン!
見ず知らずの電話相手よりも、わざわざ会いに来てくれる人のほうが印象は良いに決まっているし、何度も会っているうちに顔を覚えてもらって、「おっまた来たんやな。いつもご苦労さん。」という関係性を作ったほうが、取材を検討してもらいやすいものなのだ。

 

出席メディアリストを準備して本番に臨もう!

当然ではあるが、イベント出席の返事をくれたメディアはリストで管理するようにしよう。
それはクライアントにもちろん共有するためでもあるが、当日どんなメディアが来るのか、全スタッフがしっかり把握して、あらゆる対応をこなせるようにするためだ。

また、可能であれば当日の来場予定の担当者の携帯番号を控えておこう。イベントは生き物。時間が変更になったり、天気が悪くて会場が変更になったり、当日何が起こるかわからないのだ。緊急の変更連絡ができるよう、携帯電話の番号は可能な範囲で教えてもらうようにしよう。

今回はここまで。メディアをイベントに呼ぶためは、とにかく取材をしてほしい!という熱意と細かい気配りが必要なのである。

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