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忙しい記者とのアポ取りの成功率をあげるコツ

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大堀海

大堀海

PR Table 代表取締役 大堀海。読者モデルが働くカフェで広報・PRを経験。独立してフリーのPRパーソンとして活動したのち、兄とともに(株)PR Tableを創業した。
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筆者は職業柄、携帯電話から、よくメディアの方へのアポ取りをする。
(メディアリレーションを構築するためのメディアキャラバンは重要だ。そして、その前段階のアポ取りも、割と重要であると思う。)

そんな筆者が考えるアポ取りのコツやマナーを少し書いてみることにする。
今回は芸能案件(芸能人が出演する記者発表会など、芸能人が絡むPR業務のこと)でスポーツ紙にキャラバンするケースを例にとって書きたいと思う。

手順1:「キャラバンのご相談」という形でペライチの依頼書や案内状を作成しFAX配信を行う。

メールではだめか?電話ではだめか?など疑問があると思うが、スポーツ紙にはFAXの文化が根強く残っているので、ファーストコンタクトには断然FAXがおすすめ。

一度名刺交換をしたことがあるくらいの相手にメールをしても、返信がくる可能性は低い上、(スポーツ紙の方は毎日めちゃくちゃバタバタしていて忙しいのです)メールの相手がキャラバンの該当曜日の担当でないこともあるため、そこで情報が止まってしまうことが多々ある。

一方、ペライチのFAXで送ると、FAXを仕分けている方がその紙を該当曜日の担当デスクまで運んでくれる可能性が高くなり、情報が正確に届く確率もアップする。

 

手順2:キャラバン希望日・イベント日の曜日担当デスク宛に電話をする

「お世話になっております。〇〇の〇〇です。〇曜日の担当デスクの方はいらっしゃいますでしょうか?」

という具合で電話をする。要件を聞かれたら、お送りしてるFAXの件で補足で説明があると伝えれば、割と高い確率で担当につないでもらえる。

以上の手順を踏むことで、忙しい担当者とのアポ取りの確度もぐんとあがるはず!

ぜひお試しあれ!

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