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社内広報が上手な企業に共通している3つのポイント

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志賀祥子

志賀祥子

PR Table Labo所長/PRコンサルタント。大手金融機関を経て、大手上場企業にて社長秘書と広報を兼任。2011年ベンチャー企業へ入社、新規顧客の開拓からPR企画に携わる。その後、スタートアップから上場ベンチャー企業の広報部門の立ち上げや広報コンサルティング業務を担当。2016年8月よりPR Tableへ参画し、個人の活動としてPRとしてスタートアップ企業を中心に広報コンサルティングにも携わる。
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社内の協力なくしてはできないものが、広報活動。
広報ならではの常識は、知らない人からすると驚きの連続なはずです。
あらゆる急な依頼に会社としてしっかり対応できるようになるためにも、社内へ広報の理解を促進することが第一歩ですよね。

でも、どんなことすればいいの?うまく広報について理解してもらえない…そんな広報さんも多いと思います。

社内に広報理解がないと起こりうること

-広報の取材記事を広告記事のように勘違いされてしまう
-知らない間にリリースされているサービスがあった
-知らないところで、面白いイベントが開催されていた
-急な取材依頼が来てもインタビューの協力を得られない
…などなど

そんな事態にならないように。
どのように社内に広報の理解を深め、どのように会社全体の情報をキャッチアップしていくと良いのでしょうか。
社内広報が上手な企業に共通しているポイントをまとめました。

1:広報活動を知ってもらおう

全社にメルマガ配信
社内広報が上手な企業の共通点として、定期的に広報活動について全社へメール配信していることが挙げられます。
毎週定期配信している企業や、なかには毎日のように全社メールをしている企業も!
実際に、どんな内容のメルマガを配信しているのでしょうか。

メディア掲載報告
苦労して獲得した取材記事を知ってもらうこと、そしてちゃんと読んでもらうことが大事です。

メディア掲載に至るまで、どのような過程を踏んでいるか
受け身ではなく、働きかけがあることを伝えましょう。

メディア掲載の活用方法
掲載記事を、どのように営業活動に活かしたら良いか、トークに落とし込んでいる企業も。

その週の取材対応内容や取材該当者の選定理由
なぜその取材を受け、会社を代表して出る取材該当者をどのように選んだのかを説明。

その週に会った記者とのやりとり
記者からのアウトプットや、メディアにどんな企業だと思われているのか、どんな企画を求めれているのかなどを紹介。

などなど、詳細に日々の広報活動を伝えている広報さんが多いようです。

そうすることで、広報が日々どんな活動をしているか、さらにはメディアからどんな企業に見られているかも社内へ共有できるので、いざ依頼をしても快く対応してもらえる関係性を全社員と作ることを意識することができます。

さらに新任広報の場合は、人となりを知ってもらうためにも自身に関する小ネタも入れているという方も!
まずは広報担当という存在がいることを知ってもらうことで、協力依頼する際にもスムーズになったという事例もありました。

2:社内の情報をキャッチアップしよう

日報チェック
日報の習慣がある企業は、社員の日報からネタが見つかることも。
数百人規模の企業でも、全社員の日報に目を通しているという広報さんもいました。

経営陣や各部署のキーマンと情報交換
定期的にMTGやランチなどで情報交換をすることで、事前に情報が入手しやすくなります。
また経営陣にも日々の活動を報告し、広報理解を深めてもらうことで、社内の調整がよりスムーズになったという広報さんも。
忙しいキーマンの貴重な時間をもらうので、事前の準備も欠かさずにしましょう。

社内のあらゆるイベントへ参加
全社横断し、各部署の細かな集まりでも積極的に顔を出している広報さんが多数。
広報として存在を知ってもらうことはもちろん、どこに企画のタネが眠っているかわからないので、こういったコミュニケーションから最新ネタや隠れたネタを見つけることを常に念頭に置きましょう。

3:社内向け広報勉強会を実施

朝礼全社会議などで広報の枠をもらい、毎週でも毎月でも活動報告をしている企業も。
さらには「広報とは?」「なんのためにやっているのか?」などのレクチャーをし、
新卒・中途入社問わず、最初の入社研修や、経営会議で広報の枠がある企業も増えてきています。

ポイントは、あらかじめ驚かれるであろうことを事前に伝えておくこと

-取材は待っていても来ないこと
-取材獲得のために広報がしている裏側の活動について
-取材依頼は突然来ることもあること
-取材の原稿は確認できないこと
-取材されても記事化されないこともあること
…などなど

このような広報とメディアならではの特性について、しっかり伝えることが大事です。

社内に浸透されてくるとこんなメリットが

「新しいサービスローンチやイベントをやる際に、真っ先に相談してもらえるようになったので、自然に広報にネタが入ってくるようになった!」

「掲載された記事を、はりきって営業が営業活動に使うようになり、広報が営業活動の後押しとなることを実感してくれた!」

「広報は「仕事を引き寄せる人」という認識を持ってもらえるようになり、自然と協力体制が確立した!」

そのほかにも、掲載された社員の親族や顧客から褒めてもらったという声や、「うちの部署をもっと盛り上げたい」と相談を受けるようになった事例も。

広報は、社内外において、会社全体の日々の業務を後押しする役割を持っています。この認知を広げることで、もっと全社的に頼ってもらえるような存在になれたら、広報冥利につきますよね。

このような日々の地道な活動があるからこそ、浸透していくはずです。

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