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フリーランス必見!売上・支払管理のエクセル活用術

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大堀海

大堀海

PR Table 代表取締役 大堀海。読者モデルが働くカフェで広報・PRを経験。独立してフリーのPRパーソンとして活動したのち、兄とともに(株)PR Tableを創業した。
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筆者はPRマンである前に一人のフリーランスである。そして、そんなフリーランスである私はよく、下記のような質問をされる。

・「どうやって生活してるの?」
・「すべての案件の売上、支払の管理はどうやっているの?大変じゃない?」
・「財務、会計の管理とかやってるの?」
・「月々決まったお金がもらえることが決まっていないフリーってどうなの?不安じゃないの?」

などなど。他にも山ほどある。そこで、これらの疑問のひとつをピックアップし、それについてフリーランス目線で書いていこうと思う。

「すべての案件の売上、支払の管理はどうやっているの?大変じゃない?」

会社勤めでも、自分が進行している案件に、どれくらいの利益あるのか?くらいは認識しているとは思うが、売上が自社にいつ振り込まれてるか?それにかかる支払い先にいつお金が振り込まれるのか?など細かく認識している人は少ないはず。(そんなことまでわかっている必要はないのでそれは当然のことですが)さらに財務や会計の話になってくるとまさしくわけのわからない領域だろうし、めんどくさいと思ってしまうだろう。(これは筆者も同じ)

しかし、フリーになってみると、資金繰りも大変なので自社にいつお金が振込まれるのかを把握しておくことは大事だし、案件にかかる外注先に対して決まった期日に間違いなく支払いを済ませることはもっと重要だ。信用を失ってしまってはフリー失格。

質問に対して答えるとすれば
「案件の売上や支払関係の管理はエクセルのデータひとつです。」「全く大変なことはないです。」
まずは筆者が使っているエクセルデータを大公開!

 

案件売上管理シート

ご覧のとおり、全く大したことはない。案件一つに一行。新しい案件が浮上したらもう一列。都度都度追加していくだけだ。フィールドには左から順に、

◆状況(ステータス):案件のが進行中なのか、完了したものなのかを入力する項目
◆月:売上として計上する月を入力する項目。実施が5月であれば5月の売上とする。
◆代理店名:代理店経由で受注した案件の場合、その代理店名を入力する項目
◆クライアント名:クライアント名を入力する項目
◆商材・サービス:筆者はPRが仕事になるので、PR対象の商品やサービスを入力する項目となる。
◆実施内容:実施内容を入力する項目
◆実施日:実施の日程。イベントであればイベントの実施日。
◆売上高:その案件で請求する総売上を入力する項目
◆入金日:売上金額がいつ振り込まれてくるかを入力する項目。
◆入金管理:入金済のものに印をつけて入金漏れがないかどうかを確認する項目
◆売上原価計:売上の原価を集計する項目
◆粗利益:粗利益を集計する項目(売上高から売上原価計をマイナスする関数を入力しておく)
◆社名1・氏名1:外注先の会社名個人名を入力する項目(外注先が複数ある場合は右に「社名2・個人2」と項目を増やしていく)
◆売上原価1:外注先の支払い金額を入力する項目(外注先が複数ある場合は右に「売上原価2」と項目を増やしていく)

以上だ。

しかし、これで各案件の内容、売上、支払先、支払金額、粗利益、売上原価、入金管理などが簡単にできてしまう。ひいては、どの会社との取引の利益率が高く、ビジネスとして一番効率が良いのかまで把握することができる。また筆者の場合、経理や決算、年末調整など税理士事務所に外注しているため、このエクセルデータを税理士とやりとりするだけで大体の管理業務は済んでいる。

このように、皆さんが思っているほど難しいこともないし、仕事をしているとビジネス全体の感覚が自然と身についてくることもフリーランスのいいところだ。他のよく受ける質問に関してもフリーランスの端くれとして、今後も記事を書いていきたいと思います。

LP

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